Durante i mesi del lockdown le nostre abitudini di lavoro sono molto cambiate. È vero, la digitalizzazione è sempre stata a un passo da noi; tuttavia le aziende hanno compreso realmente i benefici della tecnologia in questa fase. L‘isolamento ci ha messi infatti di fronte alla necessità di garantire una continuità del lavoro, anche a distanza.
La possibilità di connetterci con colleghi e collaboratori distanti o in smart working, è diventata la “nuova normalità”. L’inizio di una fase in cui lo spazio reale destinato alla sala riunione diventa un luogo smart, funzionale, confortevole; un luogo dotato di tecnologie che rendono il meeting un’esperienza di collaborazione gratificante.
Nasce così l’idea di una sala riunione ibrida; qui i partecipanti, in presenza o anche da remoto, interagiscono in modo semplice aumentando efficienza e produttività. In questo articolo ti raccontiamo come allestire una sala riunione; quali sono le tecnologie migliori per renderla il luogo in cui nascono i progetti e i confronti più proficui.
Indice
1. Sala riunione per meeting aziendali: linee guida
2. Sala riunione per meeting aziendali: tipologie
2.1 Sala riunione Huddle room: piccoli spazi per grandi idee
2.2 Sala riunione di medie dimensioni
2.3 Sala riunioni di grandi dimensioni: la Boardroom
3. Sala riunione: la dotazione tecnologica
4. Allestire una sala riunioni: la case history Vitali S.p.A.
4.1 La “Sala bianca” di Vitali S.p.A.: una sala riunione smart e sicura
4.2 La “Sala nera” di Vitali S.p.A.: una sala riunione strutturata
5. Come allestire una sala riunione mettendo al centro le persone
1. Sala riunione per meeting: linee guida
Come allestire una sala riunione? Si tratta di un lavoro accurato; un progetto che richiede esperienza nel campo delle tecnologie multimediali e nella gestione degli spazi del cliente. Quando veniamo contattati per allestire una sala riunioni, fissiamo come step indispensabile un appuntamento per il sopralluogo. In questa fase visitiamo il posto che ospiterà i meeting aziendali e studiamo la planimetria; Il sopralluogo serve per organizzare gli spazi; teniamo infatti conto della disposizione delle finestre, della qualità sonora dell’ambiente e di quelle variabili che fanno la differenza. Se le sale sono ancora in costruzione, possiamo confrontarci con le maestranze. Adattiamo le condizioni del luogo al progetto della meeting room per evitare al cliente spese successive. Segue la fase della consulenza; nel confronto con il cliente ascoltiamo tutte le esigenze, facendo molte domande di approfondimento:
- quante persone parteciperanno a un meeting?
- i partecipanti hanno bisogno di un computer di sala o di accedere ai dispositivi audio-video direttamente dal proprio laptop?
- c’è necessità di interagire con il display o con una lavagna classica?
- i dispositivi devono usare un sistema wireless per condividere?
Questi sono solo alcuni dei punti sui quali ci confrontiamo. Ogni progetto offre molte possibilità di personalizzazione, tra le quali noi di AGMultivision ti guideremo; abbiamo un’esperienza sul campo lunga più di 15 anni. Dopo la consulenza diamo avvio alle fasi di progettazione e realizzazione, scegliendo i prodotti e i marchi più innovativi. Ti garantiamo la qualità delle tecnologie multimediali proposte e integriamo, se possibile, la tecnologia esistente per ottimizzare i costi. Infine, ci occupiamo del collaudo; questa è una fase fondamentale: sia per testare il funzionamento che per spiegare al cliente come funzionano i dispositivi scelti. È il momento in cui ti aiutiamo a rendere più smart ed efficace il loro utilizzo.
2. Sala riunione per meeting aziendali: tipologie
Dopo averti raccontato come allestire una sala riunioni scendiamo più a fondo. Facciamo una distinzione tra i tre principali tipi di meeting room: in base al numero dei partecipanti, alle esigenze delle aziende e agli spazi a disposizione. Questi dettagli vengono chiariti in fase di sopralluogo e consulenza con il cliente. Quest’ultima garantisce un valore aggiunto e ci rende molto più che semplici fornitori di soluzioni tecnologiche.
2.1 Sala riunione Huddle room: piccoli spazi per grandi idee
Di recente si è diffusa la moda della Huddle room. Si tratta di una sala riunione di piccole dimensioni, raccolta e più informale. Nelle multinazionali una Huddle room serve oggi a creare un momento di privacy dal co-working o da open space; è uno spazio per meeting veloci o videoconferenze, riservato ed insonorizzato. Attorno a un tavolo a semicerchio, nella Huddle Room si incontrano un massimo di tre-quattro persone; i partecipanti si connettono generalmente dai propri pc grazie a dispositivi BYOD e BYOM che sfruttano la connessione wireless.
2.2 Sala riunione di medie dimensioni
La meeting room di medie dimensioni è una sala riunione che può ospitare un massimo di 10 partecipanti. All’aumentare della dimensione della meeting room varia la dotazione tecnologica. Ci servirà per esempio una telecamera con angolo di ripresa maggiore e un display più grande.
2.3 Sala riunione di grandi dimensioni: la Boardroom
La Boardroom è invece una sala riunione di grande dimensione in grado di ospitare un massimo di 30-40 partecipanti. Qui un ruolo fondamentale è svolto dalla tecnologia del sistema audio-video. L’audio deve raggiungere contemporaneamente tutti i partecipanti e, inoltre, i dati mostrati devono essere visibili a tutti. Si opta infatti per integrare con un monitor di dimensioni più piccole; questi vanno posizionati a metà sala per ripetere e supportare le immagini mostrate dal videoproiettore.
3. Sala riunione: la dotazione tecnologica
In una moderna sala riunione la scelta delle tecnologie è fondamentale per la riuscita di un meeting perché tutti partecipanti devono poter interagire con successo. Suddividendo le tecnologie per categoria, possiamo trovare soluzioni integrate che varieranno in base alle esigenze e allo spazio a disposizione. La parola d’ordine è semplicità, che è anche la richiesta più comune dei nostri clienti. Ecco alcuni esempi:
- tecnologie audio per sala riunioni: microfoni, altoparlanti e amplificatori; in generale dispositivi in grado di garantire un’alta qualità del suono, l’eliminazione di rumori di sottofondo e dell’eco;
- tecnologie video per sala riunioni: telecamere con un angolo di ripresa sufficientemente ampio da inquadrare tutti; videowall e display interattivi per visualizzare le presentazioni o i partecipanti connessi da remoto alla sala riunione; proiettori e soluzioni per videoconferenze;
- tecnologie per la digital collaboration nella sala riunioni: gateway wireless Klick & Show e dispositivi BYOD (Bring your own device). Essi rendono i meeting nella sala riunioni più agili; semplificano la condivisione delle informazioni con gli altri partecipanti, connessi dal proprio dispositivo; computer di sala, su richiesta del cliente.
4. Allestire una sala riunione: la case history Vitali S.p.A.
Abbiamo conosciuto Vitali S.p.A., azienda di Peschiera Borromeo, quando il progetto per la “Sala Bianca” e la “Sala Nera”, era in fase di chiusura. È l’esempio in cui la consulenza sulle tecnologie multimediali integrate genera valore nella progettazione e ed esecuzione del lavoro. Un percorso che ci porta a costruire con il cliente anche un rapporto forte e duraturo. Non siamo infatti semplici fornitori: siamo consulenti con grande esperienza. Intercettiamo le esigenze del cliente e realizziamo, dopo una fase di sopralluogo e visione delle planimetrie, una proposta. Le nostre soluzioni tecnologiche sono da integrare alle esistenti o create ex novo su misura.
Per entrambe le sale, AGMultivision ha eseguito progettazione, installazione e collaudo degli impianti.
4.1 La “Sala Bianca” di Vitali S.p.A.: una sala riunione smart e sicura
Per la “Sala Bianca”, una meeting room utilizzata per molte riunioni prevalentemente in conference, abbiamo pensato a un allestimento tecnologico essenziale e facilmente fruibile da tutti. Sulla base delle richieste del cliente, abbiamo scelto per lui le tecnologie proposte dai marchi Kindermann e Vaddio.
- Il monitor touch 75’’ di Kindermann; un display interattivo perfetto per le esigenze espresse dall’azienda cliente. Offre la possibilità di creare note digitali sui fogli di una flipboard, che possono essere memorizzate e condivise;
- Il gateway wireless Klick & Show di Kindermann; una soluzione wireless per condividere contenuti con semplicità, accedendo direttamente dai propri dispositivi, senza configurazioni o cavi. Abbiamo parlato di Klick & Show K-FX sul nostro canale Youtube, in un video dedicato;
- La telecamera all- in- one con audio integrato e campo visivo ultra-ampio; i microfoni da tavolo scelti sono invece di Vaddio.
4.2 La “Sala Nera” di Vitali S.p.A.: una sala riunione strutturata
La “Sala Nera” di Vitali S.p.A. viene invece utilizzata per riunioni più strutturate e meeting con relatore; una situazione in cui le soluzioni tecnologiche richieste dal cliente possono essere più avanzate. Il cliente ci ha chiesto di realizzare un sistema conference possibilmente “senza fili” e un sistema audio di grande impatto. Per questa sala riunioni abbiamo scelto tecnologie dei marchi iiyama, Kindermann, Vaddio e Yamaha, nello specifico:
- display touch 98’’ di iiyama montato a parete e ad un’altezza ponderata; consente l’interazione al relatore e, al contempo, essere visibile a tutta la platea;
- gateway wireless Klick & Show di Kindermann; è utile al relatore per connettere il proprio dispositivo e a chi deve intervenire condividendo contenuti o presentazioni;
- telecamere e microfoni a soffitto Vaddio con sistema Easy IP; un mixer audio/video e uno switch PoE di rete gestito e ottimizzato per la distribuzione dei segnali audio/video; tutto gestito da un controller touch progettato per accedere facilmente al sistema;
- altoparlanti, subwoofer e amplificatore Yamaha, per un suono di alta qualità.
Abbiamo chiesto a Giuseppe Bonacina, Direttore Marketing di Vitali S.p.A., di raccontarci l’esperienza dell’azienda con AGMultivision. In merito alla realizzazione del progetto per le sale riunioni, riportiamo qui la sua testimonianza:
“L’incontro con AGMultivision è stato fortuito ed è avvenuto quando le trattative sul progetto erano già a uno stadio avanzato. Abbiamo scelto di trasformare due degli ambienti a nostra disposizione per conferenze e riunioni, anche da remoto. Il valore aggiunto del nostro incontro con AGMultivision si può riassumere così; oltre alla consulenza mirata e a un pacchetto completo con tutte le soluzioni di cui avevamo bisogno, l’expertise e la disponibilità del team hanno sicuramente fatto la differenza. Avere la possibilità di provare in demo le soluzioni proposte ci ha dato modo di scoprire nuovi marchi meno noti sul mercato consumer; marchi con caratteristiche più professionali e l’alto valore tecnologico dei dispositivi professionali scelti da AGMultivision. Adesso abbiamo due sale riunione efficienti e di livello. Le utilizziamo quotidianamente e con soddisfazione per i nostri meeting aziendali.”
5. Come allestire una sala riunioni mettendo al centro le persone
Allestire una sala riunione vuol dire concentrarsi sul concetto di collaborazione; mettere al centro della progettazione le persone che vivono, anche solo virtualmente quel luogo, e le loro esigenze. La sala riunione è una “smart collaboration room” che trasforma l’esperienza dei partecipanti. Essa rende i meeting aziendali semplici e funzionali, perché il vero centro è il lavoro di squadra. La sala meeting è uno spazio flessibile e tecnologico, per scambiare idee facilmente e allinearsi con colleghi, clienti e partner.
